Jak wybrać księgową: 15 rzeczy, o które musisz zapytać księgową zanim ją zatrudnisz


Jak wybrać księgową?

Przychodzi w życiu taki czas, że korzystniejsze dla naszego budżetu domowego jest założenie działalności gospodarczej i praca na własny rachunek. Jeśli nie mieliśmy z tym wcześniej styczności, to na początku wszystko wydaje się strasznie trudne. A wcale nie musi 🙂
Tu z pomocą przychodzę ja i opowiem Wam kilka rzeczy odnośnie prowadzenia działalności gospodarczej, oczywiście z własnej praktyki. Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego wpisu będziecie bardziej świadomi decydując się na czyjeś usługi. Zapraszam do wpisu rozpoczynającego serię biznesową dla początkujących i nie tylko!

1. Kto bierze odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym i ZUSem?

W zależności od rodzaju usługi, biuro rachunkowe może – ale nie musi – brać odpowiedzialność na wypadek kontroli i problemów. Wówczas jeśli spotka Cię kontrola, bądź któryś z urzędów zauważy błąd w rozliczeniu, to biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność i reprezentuje Cię z urzędem, aby wyjaśnić nieścisłości. Ja dzięki temu czuje się dużo pewniej i nie muszę się martwić o księgowość, bo ktoś nad tym czuwa.

2. Czy biuro rachunkowe posiada ubezpieczenie OC od rozliczeń?

Każde biuro powinno mieć wykupione ubezpieczenie od ewentualnych błędów rozliczeniowych. Dzięki temu nie musimy martwić się o naszą księgowość i z czystym sumieniem możemy delegować całą księgowość. Naszym obowiązkiem będzie już tylko dostarczanie faktur i opłacanie podatku, nic poza tym.

3. Jaki jest limit faktur przychodu?

Zastanów się ile faktur miesięcznie planujesz wystawiać klientom. Nie powinno to robić księgowości dużej różnicy w wyliczeniach, ale niektóre biura rachunkowe pobierają kilkuzłotowe opłaty za ilość faktur większą od 10-ciu miesięcznie. Warto wiedzieć, żeby świadomie wybrać sobie księgową.

4. Jaki jest miesięczny limit faktur kosztowych?

Faktura za księgowość, biuro wirtualne, ze dwie za paliwo na dojazdy do pracy, do tego jakaś książka specjalistyczna i opłata za konto firmowe. Czasami już teraz przekraczamy limit niektórych biur księgowych. Warto wstępnie policzyć ile możemy mieć faktur miesięcznie i pod tym kątem wybrać pakiet w biurze rachunkowym, aby nie dopłacać za rozliczenie kolejnej faktury ponad pakiet …

5. Ile kosztuje księgowanie kolejnych faktur kosztowych poza pakietem?

… ale nie warto też brać limitu faktur na wyrost 🙂 W moim odczuciu 5-10 faktur dla małej jednoosobowej firmy jest raczej wystarczająca. Każda kolejna faktura kosztuje zwykle kilka złotych. Jeśli nie robisz stale wielu kosztów, to może możesz rozliczyć fakturę w następnym miesiącu zamiast dopłacać za obsługę jednej więcej?

6. Kto przechowuje oryginały faktur?

Każda wprowadzona do Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) faktura musi być archiwizowana na wypadek kontroli z Urzędu Skarbowego. Jeśli ją zgubimy, US może zakwestionować dany koszt z tej faktury i będziemy musieli dopłacić za niego podatek. Ponadto w CEIDG należy dodać informację pod jakim adresem przechowywane są oryginały faktur.

7. Jak dostarczamy faktury księgowemu?

Jeśli księgowy chce mieć oryginały faktur u siebie, musimy doliczyć miesięcznie nasz czas na dostarczenie ich do biura rachunkowego. Z wygody i szybkości działania wiele biur woli przechowywać zeskanowane kopie faktur, które klient dostarcza bez wychodzenia z domu. Do dyspozycji mamy systemy online, Dropboxa i maile. Zastanów się, czy wolisz jeździć co miesiąc do księgowego, czy lepiej wysłać mu fakturę inną drogą 🙂

8. Jaki możemy mieć kontakt z księgowym?

Moja księgowa pracuje zdalnie z Poznania, ja mieszkam w Krakowie. Mam jej numer telefonu i adres mailowy. Telefon odbiera od razu bądź oddzwania do pół godziny, na maila odpisuje w miarę na bieżąco. Na prawdę nie potrzebuję się z nią spotykać osobiście, a dzięki temu oboje oszczędzamy czas i pieniądze. Ale jeśli z jakiegoś powodu wolisz kontakt osobisty, zwracaj uwagę czy jest taka możliwość.

9. Do kiedy musimy przesłać faktury kosztowe za ubiegły miesiąc?

Zazwyczaj biura rachunkowe ustalają terminy, w których to powinniśmy dostarczać im faktury kosztowe w celu ich zaksięgowania. Dzięki temu oni wiedzą kiedy mogą zacząć księgować koszty firmowe i wyliczać podatki, a my rozwijamy w sobie nawyk dodawania faktur na początku miesiąca. Oby skuteczny!
W moim biurze rachunkowym dodajemy faktury do 5 dnia miesiąca, za dodanie po tym terminie płaci się kilkuzłotową opłatę za opóźnienie. Chyba, że umówisz się inaczej z księgową na późniejsze dosłanie jakiejś faktury, to nie będzie problemu. Tylko trzeba się dogadać.

10. Do kiedy księgowy przygotuje nam rozliczenie miesiąca?

Fakturę dla klienta wystawiamy ostatniego dnia miesiąca. Podatki płacimy w kolejnym miesiącu. ZUS płacimy do 10go, ale jego wysokość znamy z góry na cały rok, więc nie potrzebujemy tu księgowego. Potrzebujemy za to wysokości podatków pomniejszonych zwykle o koszta do zapłaty podatku dochodowego PIT do 20go dnia miesiąca, oraz podatku VAT (jeśli jesteś VATowcem) do 25go.
Teoretycznie więc potrzebujemy wyliczeń najpóźniej do 20go dnia miesiąca. Ale bądźmy szczerzy, czasem zdarzają się jakieś pomyłki, jakiś koszt wymaga uzasadnienia bądź dodatkowego dokumentu i zaczyna się nerwówka. Więc aby się nie denerwować, warto umówić się z biurem rachunkowym na przesyłanie wyliczeń kilka dni wcześniej, np. ja dostaję max 17go. Wtedy mam czas zerknąć na koszta i w razie potrzeby reagować bez pośpiechu.

11. W jaki sposób otrzymujemy od księgowego kwoty podatków do zapłaty?

Jedne biura wysyłają takie informacje mailowo, a inne dodają je do systemu online, do którego mamy dostęp 24/7. Ja preferuję dostęp do systemu online, bo zawsze widzę ile, gdzie i do kiedy muszę zapłacić. Trzeba sobie ułatwiać życie!

12. W jaki sposób będziemy wystawiać faktury?

Fakturę dla pracodawcy/klienta wystawiasz ostatniego dnia pracy danego miesiąca, bądź po wykonanym projekcie jeśli jesteś freelancerem. Pytanie, czy chcesz wypełniać papierowy druczek faktury, czy może wystawić ją z systemu online klikając trzy razy 🙂 A może będziesz modyfikował jakiś szablon w Wordzie? Różni ludzie robią to w różny sposób.

13. Kto wprowadza dane do systemu?

Warto upewnić się, czy biuro rachunkowe wprowadzi do systemu skany faktur, czy też sam musisz to zrobić, a biuro tylko zerknie czy zrobiłeś to poprawnie. W moim odczuciu, to jeśli delegować, to w całości.

14. Czy księgowa wysyła deklaracje VAT i Jednolity Plik Kontrolny (JPK) do Urzędu Skarbowego?

Od przyszłego roku VATowcy muszą wysyłać do Urzędu Skarbowego JPK. Do tego dochodzi jeszcze kwestia wysyłki deklaracji VAT i VAT-UE. Czy musisz to robić samodzielnie, czy może biuro rachunkowe zrobi to automatycznie za Ciebie?

15. Czy księgowa pomaga nam założyć firmę?

Ostatni punkt, ale nie najmniej ważny. Jeśli nie masz ochoty wypełniać samodzielnie wniosku o otwarcie działalności, a potem zgłaszać się jeszcze do ZUSu i skarbowego, to możesz poprosić biuro rachunkowe o pomoc. Niektóre biura są w stanie założyć Twoją działalność za Ciebie, jeśli tylko upoważnisz ich odpowiednim pełnomocnictwem. Powiem więcej, mogą to nawet zrobić za darmo!

Moja księgowa zrobiła to za mnie. Przesłała mi dokumenty do podpisania kurierem, a potem załatwiła wszystko i tylko dostałem maila, że widnieję już w CEIDG. A wszystko zdalnie, bez wychodzenia z domu, czysta przyjemność 🙂

 

Prezent: rabat 10% na pierwszy miesiąc w InFakt!

Jeśli zastanawiasz się nad księgową, która założy za Ciebie firmę, poprowadzi finanse i podpowie jak je optymalizować, to inFakt jest idealnie dla Ciebie! Jeśli założysz konto z mojego linku-prezentu, to otrzymasz dodatkowo 10% rabat na pierwszy miesiąc.

Analizowałem ostatnio ceny księgowych w Krakowie i poniżej 150 zł ciężko jest znaleźć coś godnego uwagi z takimi parametrami. W inFakt w abonamencie 149zł netto (z którego korzystam) masz pełną odpowiedzialność po stronie księgowej, 30 faktur kosztowych miesięcznie, wysyłkę wszelkich dokumentów do Urzędów i dostęp online do wewnętrznego systemu, gdzie masz całą Księgę Przychodów i Rozchodów. Faktury wystawiasz przez system, księgowa wprowadza dane samodzielnie, a do wszelkich rozliczeń masz dostęp 24/7. No i założenie firmy jest za darmo! Polecam serdecznie, bo sam z nich korzystam i jestem bardzo zadowolony. Jeśli chcecie mieć wygodę, poczucie pewności i oddelegować księgowość, zapraszam do inFaktu 🙂

Aby odebrać w prezencie rabat 10% na pierwszy miesiąc w inFakt, kliknij tutaj!

Jeśli zarejestrujesz się w inFakcie z powyższego linka, postawisz mi tym samym piwo za pomoc, więc to sytuacja win-win dla nas obojga. Za co z góry dziękuję 🙂

No votes yet.
Please wait...
Paweł Dobrzański

Start-up's fan, technological conferences member, social media enthusiast and low-cost trips traveler.

You may also like

Bądź na bieżąco na FB!

Cześć!

Witaj na moim blogu! Znajdziesz tu proces budowania mojej aplikacji EventSearch za pomocą jhipstera. Podzielę się z Tobą niuansami dot. zakładania i prowadzenia firmy. Mam również nadzieję, że pomogę Ci zaoszczędzić trochę pieniędzy. Zapraszam!

Sociale

Dzięki, że wpadłeś!

Paweł Dobrzański

Paweł Dobrzański

Start-up's fan, technological conferences member, social media enthusiast and low-cost trips traveler.

Najpopularniejsze posty